Shopify calculó cuánto dinero perdía con cada reunión innecesaria: 2.000 dólares. Así que decidió acabar con 12.000
Las reuniones de trabajo son una herramienta muy útil cuando se usan en su justa medida, pero también un pozo sin fondo para la productividad y la capacidad de concentración de los empleados. Se ha abusado tanto de las reuniones que algunas empresas incluso les han puesto precio…y no son nada rentables para las empresas.
Días libres de reuniones. Dedicar un día solo a trabajar. Puede sonar raro ya que se supone que es para eso por lo que se paga el salario de un empleado. Las empresas que fijaron una media de tres días libres de reuniones consiguieron mejorar un 73% su productividad y redujeron un 57% el estrés de sus empleados.
La plataforma de e-commerce Shopify ha puesto en práctica una política restrictiva de reuniones que puede servir como caso de éxito a la hora de hacer un uso racional de las reuniones. La primera medida que tomaron se llamó Miércoles sin reuniones y…bueno, era eso: prohibido reunirse los miércoles.
¡Liberad a Chaos Monkey! Pese a la teatralidad de su nombre, la operación Chaos Monkey consiste en una estrategia que ha permitido a Shopify ampliar el efecto de los Miércoles sin reuniones y eliminar unas 12.000 reuniones al año en los calendarios de sus empleados. Esto les ha permitido centrarse más en el producto que ofrecen.
Kaz Nejatian, vicepresidente de productos y operaciones de Shopify, contaba en una reciente entrevista, que Chaos Monkey es un sistema que, ha permitido a la compañía cancelar automáticamente las reuniones con más de tres participantes y cancelar los canales de Slack innecesarios.
El “No” predeterminado. Otra de las medidas que también contribuyó a reducir la cantidad de reuniones innecesarias sorprendió al propio Kaz, ya que fue tan simple como cambiar la opción predeterminada en la notificación de una reunión a No. Solo este detalle redujo un tercio las reuniones.
¿Cuánto cuesta esta reunión? Los directivos de Shopify ya estaban bastante satisfechos con la reducción de reuniones obtenidas con Chaos Monkey y el cambio en la respuesta predeterminada. Pero decidieron darle una vuelta de tuerca y desarrollaron para uso interno Shopify Cost Calculator.
Esta herramienta calcula el coste salarial de cada uno de los convocados e indica en la convocatoria el coste estimado de la reunión para la empresa. La conciencia y responsabilidad de los cargos intermedios hizo que comenzaran a reducir las convocatorias innecesarias para ahorrar costes cuando veían que la factura de una reunión rutinaria superaba los 2.000 dólares. Si lo multiplicamos por las 12.000 reuniones que se han cancelado en el último año, el importe ahorrado supera los 24 millones de dólares.
Convocatoria de la reunión con el coste para Shopify
Un simple correo ahorra mucho dinero. Los datos dan la razón a Shopify en un estudio de Hardvard, en el que se desvela que el 70% de las reuniones son improductivas o directamente podrían resolverse con un correo. Sin embargo, el coste en tiempo y recursos invertidos en esas reuniones improductivas cuestan a las empresas más de 100 millones de euros al año.
La economía de los gastos hormiga aplicado al tiempo. El problema de las reuniones es que, habitualmente, son de corta duración y, al ser “gastos hormiga” no se toma conciencia de su magnitud hasta que no se representa de forma conjunta.
Según datos de Microsoft en 2023, los empleados utilizan de media el 57% de su jornada laboral en reuniones, comunicándose con sus compañeros y superiores por chat o respondiendo correos. Eso les deja solo un 43% de su tiempo para hacer el trabajo para el que realmente le han contratado. Dicho de otro modo, esto supone dedicar una jornada de trabajo completa a responder correos, otro a reunirse con los responsables de equipo y un tercero a escribir por chat interno sin dedicar un solo minuto a trabajar en lo que sea que produzca esa empresa.
Bien gestionadas, las reuniones son muy útiles. Pese a que es muy fácil hacer un mal uso de ellas, las reuniones son una herramienta imprescindible para el funcionamiento de una empresa. Es más que conocida la obsesión de Jeff Bezos por hacer que sus reuniones sean lo más breves y productivas posible, o la opinión de Elon Musk, que cree que es una obligación de los empleados levantarse e irse de las reuniones en las que no aporten nada.
La fórmula de Jack Dorsey, ex CEO de Twitter, era escribir en un documento los objetivos e información de la reunión para ahorrar tiempo y centrarse en el tema para optimizar su agenda.
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Shopify calculó cuánto dinero perdía con cada reunión innecesaria: 2.000 dólares. Así que decidió acabar con 12.000
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Rubén Andrés
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